In der Juli-Ausgabe des IT-Director wurde im Artikel „Cloud- und Open-Source-Anbieter – AUF DEN BPM-ZUG AUFSPRINGEN“ von Daniela Hoffmann auf Trends, Risiken und Chanen im BPM Umfeld eingegangen. Neben logicline haben auch noch Bernd Rücker, Geschäftsführer der camunda Services, Ulrike Volejnik von der T-Systems Multimedia Solutions GmbH, Werner Harder (Vice President Supply Chain) von der Mapa GmbH zu dem Artikel beigetragen. Beispielhaft ist der Einsatz von BPM in der Praxis bei Mapa auch hinsichtlich der Herausforderungen in einem internationalen Konzernverbund und einem sensiblen Produktumfeld „Baby- und Hygieneartikel „. Anbei möchte ich Ihnen noch die ausführlichen Antworten von logicline auf die von Daniela Hoffmann in diesem Kontext gestellten Fragen geben:

Frage:
Welche Veränderungen/Trends sehen Sie aktuell beim Thema BPM?

logicline:
Aktuell sehen wir folgende Trends im BPM Umfeld: Social BPM, BPM as a Service, Governance, Collaboration und Mobile Integration. Man könnte dies auch allgemeiner umschreiben mit Cloud, Agilität/Flexibilität, Zwang zur Veränderung durch staatliche Regulation und permanente Nutzung von sozialen Medien. Damit liegen wir auf einer Linie mit Gartner und dem Software-Verband. Weiterhin denken wir, es wird sich in den nächsten Jahren (hoffentlich Monaten) eine Tendenz zur Kombination von BPM mit Business Intelligence (BI) herausbilden. Nur durch das aktive Messen und Vergleichen (BAM – Business Activity Monitoring) von Prozessen und Prozessereignissen ist man in der Lage Verbesserungspotential und/oder Engpässe effektiv zu erkennen und dann zu beheben.

Ferner gibt es momentan eine Tendenz zu mehr Open Source, um damit die Einstiegshürden für BPM zu verringern, vgl. camunda BPM Plattform. Hier wird das Ziel sein, über Beratungsleistungen, Service und Support, BPM Projekte beim Kunden umzusetzen. Voraussetzung hierfür ist eine existierende BPM(S) Plattform, dies ist sicherlich ein Alleinstellungsmerkmal von camunda. Ein weiterer interessanter Ansatz verfolgt die IBM mit der Umbenennung des Themenkomplexes „BPM“. Dies ist notwendig, um die Integration der einzelnen Teildisziplinen (ODM, BI und BPM) hervorzuheben oder um es etwas spitzfindiger zu formulieren, die teilweise verbrannte Begrifflichkeit BPM zu umgehen, als Beispiel sei hier die Smarter Process (Smarter Planet) Initiative genannt.

Wir, als logicline, sehen einen Trend zu mehr Flexibilität und Agilität bei unseren Kunden. Dafür werden flexible Tools und Vorgehensweisen benötigt. Oftmals schlagen wir dem Kunden für seine BPM Projekte ein Dreigespann aus

  1. Cloud: Blueworks Live als kollaboratives Modellierungstool für den Fachbereich
  2. Desktop: IBM Business Process Manager für die Implementierung, Ausführung und Automatisierung
  3. Monitoring: IBM Business Monitor für das Reporting mit BI (Business Intelligence) und KPIs (Key Performance Indicator)

vor. Dies ist auch in Kombination mit anderen Tools, z.B. camunda als Open Source Process Engine und IBM Business Monitor in der Cloud als Software as a Service (logicline SaaS App) möglich. Des Weiteren ist auch die BPMS Suite von Cordys (inzwischen Open Text) eine Möglichkeit allen integrativen Ansprüchen gerecht zu werden. Dies wird unterstützt durch eine agile Projektmethodik, typischerweise SCRUM (siehe hierzu auch „BPM goes Agile“).

Die Vor- und Nachteile von Open Source versus einer integrierten BPMS-Suite eines Herstellers muss im jeweiligen Kontext des Unternehmens abgewogen und kann nicht pauschal beantwortet werden. Insbesondere bereits vorhandene Kenntnisse der Mitarbeiter, Lizenzen, Supportbedürfnis, Reaktionszeiten und die IT-/ Unternehmensstrategie sind zu berücksichtigen.

Frage:
Es wird ja schon lange über die IT-versus-Fachabteilungen-Problematik gesprochen. Wie schätzen Sie die Verlagerung der BPM-Verantwortung hin zu den Fachbereichen ein, was sind die Vor- und die Nachteile?

logicline:
Die Verlagerung der Prozess Verantwortung in Richtung Fachbereich ist generell nicht zu verhindern, bzw. per se nichts negatives. Die Fachabteilungen greifen vielfach einfach zur Selbsthilfe, da die IT nicht den gewünschten Service (sprich IT-Anpassung an den aktuellen Geschäftsprozess) in der gewünschten Zeit erbringt. Vorteile dieser Veränderung ist, dass der Fachbereich wieder Interesse und Verantwortung für seine Prozesse und speziell die unterstützenden IT-Systeme übernimmt. Nur der Fachbereich kennt den Geschäftsprozess im Detail und kann so wichtige Impulse für die zukünftige IT-Unterstützung liefern. Daher muss er an IT-Entscheidung angemessen beteiligt werden.

Nachteil ist sicherlich, dass sich der Fachbereich nur in seinem speziellen Bereich auskennt und den Gesamtüberblick über die IT- und Prozesslandschaft des Gesamtunternehmens nicht kennt. Dies sollte dann die IT-Abteilung haben und transparent darstellen können. So können vielfach in Teilen vielleicht unverständliche Maßnahmen in einem Gesamtkontext stimmig sein. Weiterhin kann ein Fachbereich nicht das IT-Wissen und den Marktüberblick haben, der notwendig ist um eine geeignete BPMS-Lösung zu finden, ohne seinen Kernbereich zu vernachlässigen. Ebenso ist ein solcher unkontrollierter Wildwuchs von IT-Lösungen in der Regeln extrem teuer, mit Sicherheitslücken behaftet und störanfällig, von einer Integration über Abteilungsgrenzen ganz zu schweigen.

Die Kunst (des BPM Consultings) besteht nun darin, diese beiden Strömungen zusammen zu bringen und als Vermittler zwischen den Welten aufzutreten. Denn eines ist sicher, jedes BPM-Projekt ist immer auch ein IT-Projekt!

Frage:
Nur wenige Unternehmen nutzen BPM-Software bisher, vor allem im Mittelstand kommt BPM kaum zum Einsatz. Woran liegt das aus Ihrer Sicht und wie könnte sich hier etwas verändern?

logicline:
Die Differenz zwischen BPM Absichtserklärungen in Umfragen und den tatsächlichen Projekten/Umsetzung liegt unserer Ansicht darin begründet, dass BPM-Projekt immer auch IT-Projekte mit hohem Integrationsaufwand von bereits bestehende Systeme sind, dies scheuen Mittelständler, da sie das Know-how meist teuer einkaufen müssen und der direkte Nutzen nur bedingt messbar ist. Einen Business Case mit einem Mittelständler durchzurechnen ist demzufolge eine große Herausforderung. Daher kommen BPM Initiativen meist auf Druck von großen Kunden oder Lieferanten zustande, die die Richtung vorgeben, bzw. durch staatliche Regulierungen oder Corporate Governance Vorgaben. Dies sind natürlich keine optimalen Voraussetzungen um mit Begeisterung an ein „neues“ Thema heranzugehen.

Ein weiteres Hauptproblem ist sicherlich der hohe Erklärungsaufwand von BPM, der meist außerhalb des IT affinen Universums unterschätz wird. Dazu kommen in der Regel beträchtliche Anfangsinvestitionen, sie es durch hohe Lizenzkosten bei integrierten BPMS Suiten oder bei den benötigten Beratertagen.

Ansätze für eine tiefere Verbreitung im Mittelstand könnten sein, einfache Angebote zu entwickeln, sei es als App oder als SaaS (Software as a Service), wobei hier eine nicht zu unterschätzende Vorleistung des Anbieters vorausgesetzt wird. Weiterhin ist es gut vorstellbar Workshops in Form von BPM-Quick-Checks zu veranstalten, damit das Thema bei den Verantwortlichen in den Köpfen verankert wird. Wie immer ist es auch eine gute Idee im Kleinen und bei nicht unternehmenskritischen Prozessen zu starten – man nehme das viel strapazierte Beispiel „Urlaubsverwaltung“) – um damit die prinzipielle Machbarkeit und den Nutzen von BPM zu demonstrieren. Auch sollte man als BPM-Lösungsanbieter immer ein paar BPM-Schablonen (vorzugsweise momentan noch papiergebundene Prozesse) vorrätig haben, die bei Bedarf an das spezifische Unternehmen angepasst werden können.

Zu guter Letz wird der Druck des Marktes über kurz oder lang dafür sorgen, dass sich auch der Mittelstand mit seinen Prozessen eingehender befasst. Allein die fortschreitende, übergreifende Automatisierungserwartung sorgt für einen gewissen Leidensdruck im Markt. Auch ist die neue Generation an Führungs- /Fachkräften bereits von klein auf so mit der IT vertraut, dass diese Veränderungen einfordern wird.

„Man kann Geschäftsprozesse im Unternehmen nicht nicht managen!“[1] Im Zweifelsfall managen sie sich selbst und dies wäre dann der Worst Case…

Sven Fischer | Managing Consultant (BPM) | logicline GmbH
info@logicline.de

[1] Unbekannter Autor