Ein typisches Szenario: Ein Pharmaunternehmen schreibt eine neue Verpackungslinie aus. Im Lastenheft stehen Ausbringung, Formatwechselzeit und Qualifizierungsunterlagen, und auf Seite 34 ein Punkt, den der Vertrieb so noch nicht gesehen hat: Verwaltungsschale mit Typenschild, Dokumentation und Stückliste, ein digitaler Produktpass je Maschine, gepflegt über die gesamte Nutzungsdauer. Der Vertrieb fragt die Konstruktion, die Konstruktion fragt die IT. Und keiner kann sagen, wo der Bauzustand einer Maschine nach dem dritten Umbau eigentlich dokumentiert ist.
In Gesprächen mit Herstellern hören wir das zum digitalen Produktpass inzwischen öfter. Betreiber in Pharma, Chemie und Automotive schreiben Produktpass und Verwaltungsschale (Asset Administration Shell, AAS) bereits in Lastenhefte und Ausschreibungen. Für Maschinen gibt es dafür heute keine gesetzliche Pflicht. Für den Hersteller ist es trotzdem eine Anforderung, an der Zuschlag und Abnahme hängen können. Kurz vorab, worauf es ankommt:
- Die Anforderung kommt vom Kunden, vor dem Gesetz. Für Maschinen ist kein Stichtag für den Produktpass festgelegt. Im Lastenheft entscheidet er trotzdem mit, wer den Auftrag bekommt.
- Gefragt ist die einzelne Maschine. Betreiber wollen Daten zur Seriennummer: Bauzustand, Revisionen, Ersatzteile, Wartung, Reparaturen und Dokumente.
- Einmal liefern reicht nicht. Pass und Verwaltungsschale sollen auch nach dem ersten Teiletausch und dem ersten Umbau stimmen.
- Das Format ist die kleinere Aufgabe. Schwieriger ist es, die Daten je Maschine im Service-Alltag aktuell zu halten, weil sie heute über ERP, PLM, Servicesoftware und Dateiablage verteilt liegen.
In Ihren Ausschreibungen tauchen Produktpass oder Verwaltungsschale auf?
In 30 Minuten gehen wir eine Ihrer Baureihen durch: welche Daten je Seriennummer heute vorliegen, wo sie liegen und welche nach der Auslieferung niemand mehr nachführt.
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Was Betreiber in Pharma, Chemie und Automotive heute verlangen
Die drei Branchen haben unterschiedliche Gründe, kommen aber zum selben Punkt. In der Pharmaproduktion muss jede Linie qualifiziert sein, und jede Änderung an der Maschine braucht eine nachvollziehbare Dokumentation. Chemiebetreiber führen ihre Anlagen über Jahrzehnte und wollen Herstellerdaten direkt in ihre eigenen Systeme übernehmen. In der Automobilindustrie tauschen Unternehmen Daten über das Netzwerk Catena-X im Format der Verwaltungsschale aus.
Gemeinsam ist allen: Der Betreiber will die Daten zur Maschine in einer Form, die seine eigenen Systeme lesen können. Ein PDF-Ordner auf einem USB-Stick erfüllt das nicht mehr. Für Hersteller von Serienmaschinen heißt das, dieselbe Anforderung bei Dutzenden oder Hunderten Auslieferungen im Jahr zu erfüllen.
Was in solchen Anforderungen typischerweise steht
Die Formulierungen in Lastenheften sind selten einheitlich. Inhaltlich laufen sie meist auf dieselben Datenbereiche hinaus, für die es in der Verwaltungsschale standardisierte Teilmodelle der Industrial Digital Twin Association (IDTA) gibt:
| Anforderung im Lastenheft | Was dahinter steckt | Typische Quelle beim Hersteller |
|---|---|---|
| Digitales Typenschild | Hersteller, Typ, Seriennummer, Baujahr, maschinenlesbar (IDTA-Teilmodell „Digital Nameplate“) | ERP, Auslieferung |
| Übergabedokumentation | Betriebsanleitung, Zertifikate, Schaltpläne mit Metadaten nach VDI 2770 (Teilmodell „Handover Documentation“) | Dateiablage, Dokumentationsabteilung |
| Stückliste und Bauzustand | Baugruppen und Komponenten der konkreten Maschine (Teilmodell für hierarchische Strukturen und Stücklisten) | PLM, ERP |
| Ersatzteile | Welche Teile in dieser Maschine verbaut sind und welche dazu passen | ERP, Ersatzteilkatalog |
| Wartung und Reparatur | Was wann an der Maschine gemacht und getauscht wurde | Servicesoftware, Einsatzberichte |
| Zugriff nach Rollen | Instandhaltung, Einkauf und Qualitätssicherung sehen jeweils den Teil, der sie betrifft | meist nicht geregelt |
Die letzte Spalte ist der eigentliche Befund. Kein Feld kommt aus einem einzigen System, und die Zeile „Zugriff nach Rollen“ hat bei vielen Herstellern heute gar keine Quelle.
Digitaler Produktpass für Maschinen: was gesetzlich gilt und was nicht
Rechtsgrundlage des digitalen Produktpasses ist die Ökodesign-Verordnung (EU) 2024/1781, kurz ESPR, in Kraft seit dem 18. Juli 2024. Sie schafft den Rahmen. Welche Produktgruppe einen Pass braucht, welche Daten er enthält und ab wann er gilt, legt die EU-Kommission jeweils in eigenen delegierten Rechtsakten fest.
Welche Produktgruppen zuerst an der Reihe sind, steht im Arbeitsplan 2025–2030 der EU-Kommission vom 16. April 2025: Eisen und Stahl, Aluminium, Textilien, Reifen, Möbel und Matratzen, dazu übergreifende Vorgaben zu Reparierbarkeit und Recyclingfähigkeit von Elektro- und Elektronikgeräten. Industriemaschinen stehen nicht auf der Liste. Eine Zwischenprüfung des Plans ist für 2028 vorgesehen. Wer heute einen festen Pflichttermin für den Produktpass an Maschinen nennt, kann ihn nicht belegen.
Auch die Frage „je Modell oder je Maschine“ ist gesetzlich offen. Die ESPR lässt zu, dass ein Pass auf Modell-, Chargen- oder Artikelebene gilt, entschieden wird je Produktgruppe. Betreiber, die einen Pass je Seriennummer verlangen, gehen damit schon heute über jede denkbare Mindestanforderung hinaus. Ihnen geht es um ihre eigene Dokumentation, nicht um Compliance.
Ein fester Termin existiert nur in einem Nachbargebiet: Die Batterieverordnung (EU) 2023/1542 verlangt ab dem 18. Februar 2027 einen Batteriepass für jede einzelne Industriebatterie über 2 kWh. Das betrifft Hersteller, deren Maschinen solche Batterien enthalten, etwa fahrerlose Transportfahrzeuge oder Flurförderzeuge.
Die Verwaltungsschale ist ein Standard: international genormt als IEC 63278-1 (seit Dezember 2023), ausgestaltet über die Teilmodelle der IDTA. Die IDTA hat 2026 ein eigenes Teilmodell für den digitalen Produktpass veröffentlicht und arbeitet in dem europäischen Normungsgremium mit, das die technischen Standards für das Produktpass-System erarbeitet (CEN-CENELEC JTC 24). Welches Format der EU-Produktpass am Ende technisch nutzt, ist noch nicht entschieden.
Maschinenverordnung (gilt ab 20. Januar 2027) und Cyber Resilience Act sind eigene Pflichten mit eigenen Stichtagen. Sie berühren dieselben Daten, sind aber nicht Thema dieses Beitrags. Für die rechtliche Bewertung im Einzelfall ersetzt dieser Text keine Rechtsberatung.
Der Haken: Die Daten liegen verteilt und veralten
Ein Produktpass oder eine Verwaltungsschale ist eine Ausgabe. Sie zeigt, was in den Quellsystemen steht, und diese Quellen sind beim typischen Maschinenhersteller nicht für die einzelne Maschine im Feld gebaut. Das ERP kennt Seriennummer, Kunde und Auslieferdatum. Das PLM kennt die Stückliste, und zwar so, wie die Maschine konstruiert wurde. Die Servicesoftware kennt Einsätze, oft mit getauschten Teilen im Freitext. Die Dokumente liegen in einer Dateiablage, sortiert nach Auftrag oder Baureihe.
Bei der Auslieferung lassen sich diese Daten mit Aufwand einmal zusammenführen. Danach ändert sich die Maschine. Ein Servicetechniker tauscht eine Baugruppe gegen den Nachfolgetyp, ein Retrofit bringt eine neue Steuerung, die Maschine wechselt den Standort oder den Betreiber. Keine dieser Änderungen landet automatisch im PLM, und der Pass vom Auslieferungstag zeigt einen Zustand, den es nicht mehr gibt.
Deshalb ist die Frage nach dem Format zweitrangig. Wer nur den Export baut, liefert bei der Abnahme ein sauberes Datenpaket und ein Jahr später ein falsches. Bei einem Hersteller mit 3.000 Maschinen einer Baureihe im Feld lässt sich das nicht von Hand nachpflegen.
Die Akte je Maschine als Datenquelle
Was der Betreiber verlangt, ist im Kern eine gepflegte Akte je Maschine, die sich in einem vereinbarten Format ausgeben lässt. Damit diese Akte stimmt, braucht sie vier Dinge:
- Die Seriennummer als Schlüssel. Alle Daten hängen an der konkreten Maschine, Betreiber und Auftrag kommen über sie dazu.
- Den Bauzustand mit Revisionen. Welche Baugruppen heute verbaut sind und was sich seit der Auslieferung geändert hat.
- Pflege im Serviceprozess. Wenn der Techniker ein Teil tauscht, bucht er es am Einsatz auf die Maschine.
- Rollen und Rechte. Der Betreiber sieht seine Maschinen, die Instandhaltung andere Felder als der Einkauf, interne Kalkulationen bleiben intern.
Pflegen kann diese Akte nur der Bereich, der die Maschine nach der Auslieferung tatsächlich anfasst: der Service. Konstruktion und IT liefern die Ausgangsdaten, aktuell hält sie der Serviceprozess. Für viele Hersteller ist das eine neue Rolle, weil die installierte Basis bisher vor allem als Summe in Umsatzberichten vorkam und kaum als Liste einzelner Maschinen mit bekanntem Zustand.
Hier setzt die Digitale Maschinenakte (IOTAM) an. Sie führt je Maschine Seriennummer, Konfiguration, Bauzustand, Betreiber, Verträge, Einsätze und Dokumente zusammen und wird über die Serviceprozesse fortgeschrieben. Die Maschinenakte liegt in Salesforce und baut auf dem Standard-Datensatz für Anlagen auf. Hersteller, die ihre Maschinen dort bereits führen, behalten ihr Datenmodell und ergänzen, was für die Akte fehlt. Wie daraus im zweiten Schritt Produktpass oder Verwaltungsschale im Format des Kunden entstehen, ist eine eigene Entscheidung über Schnittstelle und Werkzeug. Sie setzt voraus, dass die Daten je Maschine stimmen.
Dieselbe Akte trägt auch das eigene Geschäft. Wer weiß, welche Teile in welcher Maschine verbaut sind, kann Ersatzteile gezielt anbieten, Wartungsverträge begründen und Modernisierungen planen. Wie sich das über die gesamte Flotte nutzen lässt, beschreibt der Beitrag zur intelligenten installierten Basis.
Wo Sie anfangen
Ob Produktpass und Verwaltungsschale für Sie ein Randthema oder ein Zuschlagskriterium sind, zeigt ein Blick in die eigenen Unterlagen. Drei Fragen helfen bei der Einordnung:
- Wie oft taucht die Anforderung auf? Gehen Sie die Lastenhefte und Ausschreibungen der letzten zwölf Monate durch, vor allem aus Pharma, Chemie und Automotive.
- Welche Baureihe ist betroffen? Wählen Sie eine mit vielen Maschinen im Feld, die an genau diese Kunden geht.
- Was liegt je Seriennummer heute vor? Prüfen Sie für diese Baureihe die Zeilen der Tabelle oben: vorhanden, verteilt oder fehlend.
Das Risiko liegt bei der Abnahme und beim nächsten Auftrag. Wer eine zugesagte Verwaltungsschale nicht liefern kann oder nach einem Jahr veraltete Daten übergibt, verliert beim Betreiber an Vertrauen, auch ohne gesetzliche Sanktion. Wer die Akte je Maschine dagegen im Service pflegt, erfüllt die Anforderung und hat zugleich die Datengrundlage für das Aftermarket-Geschäft. Am Ende des Lebenszyklus hilft dieselbe Akte beim End-of-Life-Management.
Zwei pragmatische Einstiege:
- Installed Base Assessment – wenn Seriennummern, Bauzustände und Dokumente heute über ERP, PLM, Servicesoftware und Dateiablage verteilt liegen. Das Assessment zeigt für eine Baureihe, welche Daten je Maschine belastbar sind und wo die Zuordnung bricht.
- Erstgespräch – wenn die Datenbasis weitgehend steht und Sie klären wollen, wie die Akte je Maschine im Serviceprozess aktuell bleibt.
Fangen Sie bei der Baureihe an, für die Ihre Kunden die Anforderung schon heute stellen.
FAQs
Ist der digitale Produktpass für Maschinen gesetzlich vorgeschrieben?
Derzeit nicht. Die Ökodesign-Verordnung (EU) 2024/1781 schafft den Rahmen, die Pflicht entsteht erst über delegierte Rechtsakte je Produktgruppe. Der Arbeitsplan 2025–2030 der EU-Kommission priorisiert Stahl, Aluminium, Textilien, Reifen, Möbel und Matratzen, Industriemaschinen nicht. Ein fester Termin gilt nur für den Batteriepass: ab dem 18. Februar 2027 für Industriebatterien über 2 kWh, die auch in Maschinen verbaut sein können.
Was ist der Unterschied zwischen digitalem Produktpass und Verwaltungsschale?
Der digitale Produktpass ist eine Anforderung aus dem EU-Recht, deren Inhalt je Produktgruppe festgelegt wird. Die Verwaltungsschale (Asset Administration Shell) ist ein technischer Standard nach IEC 63278, mit dem sich Daten zu einer Maschine strukturiert und maschinenlesbar beschreiben lassen. Die IDTA hat ein Teilmodell veröffentlicht, mit dem sich Produktpass-Daten in der Verwaltungsschale abbilden lassen. Welches Format der EU-Produktpass technisch nutzt, ist noch offen.
Welche Daten verlangen Kunden in solchen Anforderungen typischerweise?
Meist ein digitales Typenschild mit Seriennummer, die Übergabedokumentation, die Stückliste mit dem aktuellen Bauzustand, die verbauten Ersatzteile sowie die Wartungs- und Reparaturhistorie. Häufig kommt ein Zugriff nach Rollen hinzu, damit Instandhaltung, Einkauf und Qualitätssicherung jeweils die für sie relevanten Daten sehen.
Reicht es, Produktpass oder Verwaltungsschale bei der Auslieferung zu erzeugen?
Für die Abnahme kann das genügen. Nach dem ersten Teiletausch, einem Umbau oder einem Retrofit zeigt ein einmal erzeugter Export einen veralteten Stand. Betreiber erwarten zunehmend, dass die Daten über die Nutzungsdauer gepflegt werden. Das gelingt nur, wenn die Akte je Maschine im Serviceprozess fortgeschrieben wird.
Gilt ein Produktpass je Maschine oder je Modell?
Die Ökodesign-Verordnung lässt beides zu: Ein Pass kann auf Modell-, Chargen- oder Artikelebene gelten, festgelegt wird das je Produktgruppe. Betreiber, die Daten je Seriennummer verlangen, gehen über eine mögliche gesetzliche Mindestanforderung hinaus, weil sie die Daten für ihre eigene Dokumentation und Instandhaltung brauchen.
